Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos
CONTENIDO
1. Introducción.2. Disposiciones Generales.
3. Identificación de Bases de datos y finalidades.
4. Principios para el tratamiento de datos personales.
5. Autorización para el tratamiento de datos personales.
6. Aviso de Privacidad.
7. Derechos de los titulares de protección de datos personales.
8. Deberes generales de La Aldea Finca Raíz SA
9. Procedimientos.
10. Áreas Competentes.
11. Registro Nacional de Bases de Datos.
12. Seguridad de la Información.
1. INTRODUCCIÓN
LA ALDEA FINCA RAÍZ, en adelante “La Empresa”, es una compañía legalmente constituida que ofrece lo servicios de arrendamiento y administración de inmuebles, venta de propiedades, desarrollo de proyectos, urbanos o rurales, entre otros.
La Empresa está comprometida con el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables a su objeto social, máxime cuando beneficia a sus clientes externos e internos, así como a sus diversos usuarios. Dicho compromiso está concatenado con la misión de perseguir la excelencia empresarial, mediante la satisfacción de las necesidades de sus clientes, a través de un equipo humano idóneo que genere confianza, mediante la prestación de un servicio eficiente y honesto.
Muestra de lo anterior constituye la Ley Estatutaria 1581 de 2.012, la cual desarrolla un conjunto de garantías e instrumentos destinados al respeto del derecho fundamental del habeas data, el cual permite a las personas naturales decidir libremente sobre el manejo y custodia de su información personal como individuo.
Dicha prerrogativa encuentra su sustento constitucional en los artículos 15 y 20 superiores, según los cuales las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar, así como a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas, y solicitar la rectificación de su información en los términos de Ley.
Dado que La Aldea Finca Raíz S.A. es responsable del tratamiento de los datos personales a la luz de la Ley 1581 de 2.012, así como de su Decreto Reglamentario No. 1377 de 2.013, ha adoptado el presente manual que contiene las políticas y procedimientos que sus colaboradores, accionistas y directivos deben acatar para garantizar el respeto de la citada garantía constitucional.
El presente Manual entró en vigencia en el mes de Julio de 2.013. No obstante, fue objeto de actualización en el mes de Mayo de 2.014 conforme a la expedición del Decreto 886 de 2.014, por medio del cual se reglamentó la información que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, así como los términos y condiciones bajo las cuales se deben inscribir los responsables de tratamiento.
2. DISPOSICIONES GENERALES
2.1 Datos personales e importancia
Sea lo primero precisar que se entiende por dato personal toda aquella información que:
- Se encuentra vinculada o puede asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Permite identificar a una persona natural.
- Es de propiedad del titular, sin perjuicio de quien la obtenga lícita o ilícitamente.
- Su tratamiento está supeditado al respeto de unos principios y valores de fuente constitucional y legal.
2.2 Habeas data.
El habeas data es un derecho fundamental de creación jurisprudencial del que gozan todas las personas para conocer, actualizar y rectificar la información que sobre ellas se han recogido en las diferentes bases de datos que manejan las entidades públicas y privadas.
En nuestro país, la protección del habeas data se erige a partir de la Carta Política y de dos disposiciones del orden nacional; la Ley 1266 de 2.008, la cual protege los datos comerciales, crediticios y financieros de una persona, y la Ley 1581 de 2.012, objeto del presente manual, y con cuyo tenor se busca salvaguardar cualquier otro tipo de información asociada a una persona natural, ya sea frente a su formación académica, su experiencia profesional, su imagen física, entre otros.
En virtud de este derecho, los responsables de datos, como La Aldea Finca Raíz S.A., deben garantizar a los titulares de datos personales su derecho de acceso desde las siguientes perspectivas:
- Conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
- Acceder a los datos personales que están en posesión, custodia y/o administración de la Empresa.
- Conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de informar el tipo de datos personales tratados, así como los motivos que justifican su gestión.
- Rectificar y actualizar los datos personales que la Empresa tiene bajo su custodia.
2.3 Conceptos Generales.
Para la comprensión del presente manual, sus destinatarios deben conocer el significado de los diferentes conceptos a que se hace mención en la Ley 1581 de 2.012 y el Decreto 1377 de 2.013, a saber:
- Persona Natural. Todo individuo descendiente de la raza humana, cualquiera que sea su edad, sexo o condición. (Artículo 74 Código Civil).
- Datos personales. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los datos personales pueden ser de la siguiente naturaleza:
- Públicos: Hacen parte de la información pública de las personas o se hacen públicos por la voluntad del titular, por ejemplo, los antecedentes disciplinarios y fiscales, o los datos personales puestos en conocimiento por su titular en medios de comunicación.
- Privados: Aquellos que por su naturaleza reservada sólo cobran relevancia para su titular. Ejemplo; El salario de un colaborador.
- Semiprivados: Su conocimiento o divulgación puede interesar a cierto sector o grupo de personas. Ejemplo; Dato financiero o crediticio.
- Sensibles: Hacen referencia a la vida íntima de la persona o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como, las convicciones religiosas o tendencias sexuales.
- Base de datos. Conjunto organizado de datos personales que puede estar contenido en medios físicos o electrónicos.
- Tratamiento de datos. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la consulta, recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o supresión.
- Aviso de Privacidad: Documento generado por el responsable del tratamiento de datos y con destino al titular en el cual se le informe la existencia de las políticas de tratamiento aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los citados datos.
- Titular. Persona natural cuyos datos personales son objetos de tratamiento.
- Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
3. IDENTIFICACIÓN DE BASES DE DATOS Y FINALIDADES
En el Tratamiento de los datos contenidos en las siguientes Bases de Datos, la Empresa actúa como responsable y encargada del tratamiento de datos personales, habida cuenta que es quien recauda, usa, consulta y hace efectivas las decisiones sobre la información que reposa en las siguientes dependencias:
3.1 Gestión Humana.
- Datos Personales: Este departamento administra datos de los trabajadores (T), ex trabajadores (E-T) y candidatos en procesos de selección (C – P), entre los cuales se destacan:
DATOS PERSONALES SUJETOS CLASIFICACIÓN Nombres y apellidos. T, E-T y C – P. Públicos Edad, estatura, RH y estado de salud. T, E-T y C – P Sensibles. Dirección, correos electrónicos, números de teléfonos fijos y celulares. T, E-T y C – P. Privados. Formación académica y ejercicio de profesión u oficio. T, E-T y C – P. Semi – Privados. Sanciones disciplinarias y conductas constitutivas de acoso laboral. T y E-T. Sensibles. Ingresos y pagos derivados de la relación laboral. T. Privados. Estado Civil. T y C – P. Público. - Bases de Datos: Los datos personales que la Empresa administra a través de su departamento de gestión humana, se encuentran contenidos entre otras, en las siguientes bases de orden físico y electrónico:
- Tratamiento y Finalidades: Estos datos personales son objeto del tratamiento que a continuación se menciona, para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
3.2 Dirección Comercial.
- Datos personales: Este departamento administra la información asociada a clientes actuales y antiguos (C), así como a targets o potenciales clientes (T) que son personas naturales, entre los cuales se destacan:
DATOS PERSONALES SUJETOS CLASIFICACIÓN Nombres y apellidos. C y T. Públicos Número de identificación tributaria, actividad económica y régimen de IVA. C. Públicos. Dirección, correos electrónicos y teléfonos. C y T. Privados. - Bases de datos: Los datos personales que la Empresa administra a través de su Dirección Comercial, se encuentran contenidos entre otras, en las siguientes de naturaleza física y electrónica.
- Tratamiento y Finalidades: Estos datos personales son objeto del tratamiento que a continuación se menciona, para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
3.3. Dirección Administrativa
- Datos personales: Este departamento administra la información asociada a proveedores actuales y antiguos (P), así como a oferentes (O) de bienes y servicios que son personas naturales, entre los cuales se destacan:
DATOS PERSONALES SUJETOS CLASIFICACIÓN Nombres y apellidos. P y O. Públicos Número de identificación tributaria, actividad económica y régimen de IVA. P y O. Públicos. Dirección, correos electrónicos y teléfonos. P y O. Privados. Información comercial y financiera, así como experiencia como proveedores. P y O. Semi – Privados. - Bases de datos: Los datos personales que la Empresa administra a través de su Dirección Comercial, se encuentran contenidos entre otras, en las siguientes de naturaleza física y electrónica.
- Tratamiento y Finalidades: Estos datos personales son objeto del tratamiento que a continuación se menciona, para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
3.4 Gerencia General.
- Datos personales: Este departamento administra la información asociada a accionistas (A), directivos y administradores (D), entre los cuales se destacan:
DATOS PERSONALES SUJETOS CLASIFICACIÓN Nombres y apellidos. A y D Públicos Número de identificación tributaria, actividad económica y régimen de IVA. A y D Públicos. Dirección, correos electrónicos y teléfonos. A y D Privados. Información comercial y financiera. A y D Semi – Privados. - Bases de datos: Los datos personales que la Empresa administra a través de su Dirección Comercial, se encuentran contenidos entre otras, en las siguientes de naturaleza física y electrónica.
- Tratamiento y Finalidades: Estos datos personales son objeto del tratamiento que a continuación se menciona, para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
3.5 Propietarios, residentes y visitantes de Propiedad Horizontal.
Dado que en desarrollo de su objeto social La Empresa funciona y puede funcionar como administradora de propiedades horizontales, conoce, usa y almacena datos personales de propietarios, arrendatarios, funcionarios entre otros que visitan la copropiedad, se reputa responsable por el tratamiento de los siguientes:
- Datos personales: La información asociada a propietarios (P), arrendatarios (A), funcionarios (F) y visitantes (V), entre los cuales se destacan:
DATOS PERSONALES SUJETOS CLASIFICACIÓN Nombres y apellidos. P, A, F y V Públicos Número de identificación tributaria, actividad económica y régimen de IVA. P y A Públicos. Dirección, correos electrónicos y teléfonos. P y A Privados. Información comercial y financiera. P y A Semi – Privados. Huella dactilar. P, A y F Sensibles Imagen personal P, A, F y V. Sensibles - Bases de datos: Los datos personales que la Empresa administra a través de su Dirección Comercial, se encuentran contenidos entre otras, en las siguientes de naturaleza física y electrónica.
- Tratamiento y Finalidades: Estos datos personales son objeto del tratamiento que a continuación se menciona, para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El tratamiento de datos personales estará sujeto a la materialización de los siguientes principios:
- Legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada y por tanto la Empresa debe realizarlo bajo los parámetros de la Ley 1581 de 2.012, sus decretos reglamentarios, las normas que las sustituyan, derogan o subroguen.
- Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima. En gracia y discusión la Empresa podrá administrar datos personales de sus trabajadores, proveedores o clientes para el cumplimiento de las disposiciones contractuales pertinentes y demás mencionadas en el presente Manual.
- Libertad: Todo tratamiento de datos personales que realice la Empresa debe estar respaldado por el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
- Veracidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. La Empresa deberá realizar actividades de actualización de los datos vigentes de sus clientes, trabajadores, proveedores y demás titulares de la información.
- Transparencia: La Empresa debe informar a los titulares previamente que datos requiere tratar y cuál es la finalidad para la cual los requieren.
- Acceso y circulación restringida: Sólo las dependencias y funcionarios competentes podrán tratar los datos personales suministrados por los usuarios de la Empresa, y únicamente para el cumplimiento de sus funciones.
- Seguridad: LA ALDEA FINCA RAÍZ SA deberá adoptar las medidas físicas y tecnológicas que sean necesarias para salvaguardar los datos personales puestos a su disposición, y evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para el efecto, la Empresa deberá diseñar archivos físicos y electrónicos de acceso restringido, implementar medidas de seguridad informática, tales como claves de acceso a los recursos informáticos, bloqueo automático de pantallas, etc.
- Confidencialidad: La Empresa guardará estricta confidencialidad sobre la información de los titulares que goce de este carácter, para lo cual adoptará medidas físicas de custodia como las ya enunciadas, y medidas jurídicas tales como la suscripción de acuerdos de confidencialidad con trabajadores y proveedores.
5. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia y supresión de datos personales por parte de la Empresa requiere dela autorización del titular, de acuerdo con las siguientes consideraciones:
5.1 Obligatoriedad.
La Empresa deberá obtener autorización de sus trabajadores, clientes y proveedores reales o potenciales, accionistas, directivos y demás titulares para realizar cualquier operación sobre sus datos personales, excepto cuando:
- Sea requerida por una autoridad administrativa o judicial en ejercicio de sus funciones. Ejemplo, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), Superintendencia de Sociedades, entre otros.
- Se trate de datos de naturaleza pública.
- Sea necesario para atender casos de urgencia médica o autorizada.
- El tratamiento se realice con fines históricos, estadísticos o científicos que sean permitidos por la Ley.
Aun en estos casos, el receptor de la información deberá cumplir a cabalidad las políticas contenidas en el presente manual, así como las disposiciones de ley que resulten aplicables.
5.2 Formalidad.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o cualquier otro medio, siempre y cuando permita su consulta posterior y cumpla con los siguientes presupuestos:
Libre: La autorización debe ser voluntaria, no puede haber coacción de parte de la Empresa para su obtención.
Previa: La Empresa debe obtenerla antes de realizar el tratamiento de datos personales. Para los datos que hayan sido recolectados y almacenados con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2.012, LA ALDEA FINCA RAÍZ SA deberá remitir el aviso de privacidad respectivo, a fin que sus ex – trabajadores, trabajadores, candidatos, clientes y proveedores ratifiquen la autorización para el tratamiento de sus datos personales, o en su defecto la revoquen.
Expresa e informada: En la autorización debe quedar constancia de lo siguiente:
- Nombre del responsable y/o encargado del tratamiento.
- Datos objeto de tratamiento.
- Los datos sensibles que se recopilan.
- Finalidad del tratamiento.
- Las políticas del tratamiento.
- Los derechos que le asisten al titular.
- Los procedimientos que la Empresa ha establecido para el ejercicio del habeas data.
Con el procedimiento de autorización consentida, la Empresa debe garantizar que se ha puesto en conocimiento del titular que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, con el fin que éste tome decisiones conscientes sobre la administración anunciada.
La Empresa debe conservar prueba de la autorización conferida por el titular de los datos personales.
5.3 Implementación.
LA ALDEA FINCA RAÍZ SA podrá adoptar documentos pro forma de autorización y divulgación en los que se informe a los titulares de datos personales la información que sobre los mismos administra, la finalidad de esta operación y el tiempo mínimo de retención.
6. AVISO DE PRIVACIDAD
En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, LA ALDEA FINCA RAÍZ SA deberá informar por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.
Dicho aviso debe contener lo siguiente:
- Razón social y datos de contacto del responsable y/o encargado del tratamiento.
- El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
- Los derechos que le asisten al titular.
- Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca las políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales, así como sus modificaciones, y lo relativo al ejercicio de su derecho de habeas data.
- Si el tratamiento recae sobre datos sensibles.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:
- Conocer los datos personales que administra la Empresa.
- Solicitar actualización y/o rectificación de datos personales inexactos, incompletos, fraccionados, o que induzcan a error, y que reposen en las bases de datos de la Empresa.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa para el tratamiento de datos personales.
- Conocer el uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas respetuosas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2.012 y demás normas que la modifiquen, subroguen o deroguen.
- Solicitar ante la Superintendencia de Industria y Comercio la supresión de los datos personales administrados por la Empresa, cuando con el tratamiento se vulneren derechos y/o garantías legales y constitucionales.
- Demás consagrados en la Ley 1581 de 2.012, las normas que lo reglamenten o modifiquen.
La información administrada por la Empresa podrá ser objeto de procesos de auditoría interna o externa por parte de entidades dedicadas a este tipo de actividades. Lo anterior sin perjuicio del deber de confidencialidad que le asiste a tales sujetos, y para lo cual la Empresa deberá adoptar medidas jurídicas tales como la suscripción de compromisos de confidencialidad.
8. DEBERES GENERALES DE LA ALDEA FINCA RAÍZ SA.
La Empresa tiene presente en todo momento que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, sólo hará uso de ellos para las finalidades legítimas, y respetando en todo caso sus derechos constitucionales y legales.
Considerando que es la Empresa quien define los fines y medios esenciales para el tratamiento de datos, como Responsable por el Tratamiento de Datos personales debe cumplir con las siguientes cargas:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección de datos personales, y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos de que trata la Ley 1581 de 2.012.
- Informar al titular sobre el uso de sus datos, previa solicitud.
- Notificar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
La Empresa también actúa como Encargada del Tratamiento de Datos Personales, toda vez que realiza el tratamiento de los datos personales por cuenta de un responsable. Verbigracia, al ser administrador de propiedades horizontales, se convierte en Encargado del Tratamiento de los Datos personales de los propietarios, arrendatarios y residentes de la copropiedad, cuando quiera que se ocupa de los servicios de vigilancia y recepción, entre otros.
9. PROCEDIMIENTOS
Los titulares podrán consultar, actualizar, corregir y rectificar los datos personales que reposen en la base de datos que maneje la administración de la Empresa, así como revocar la autorización concedida para el tratamiento de datos personales, para lo cual deberán ceñirse a los procedimientos que a continuación se mencionan:
9.1 Consulta.
Los usuarios podrán indagar a la Empresa los datos personales que se encuentran bajo su custodia, para lo cual se seguirá el siguiente procedimiento:
Paso No. 1. La Solicitud.
El titular de los datos, su apoderado o causahabiente elevará una solicitud por escrito que contendrá plena identificación del solicitante, objeto de la solicitud y dirección física o electrónica donde recibirá notificaciones.
La solicitud deberá ir acompañada de los documentos que permitan acreditar la legitimación por activa del solicitante, así:
- Sí es presentada por el titular de los datos: Copia simple de la cédula de ciudadanía.
- Si es elevada por el apoderado: Original del poder especial, o copia del Poder General, según el caso, junto con su documento de identidad y el de su poderdante.
- Si es elevada por los causahabientes: Copia de la cédula de ciudadanía y de la escritura pública o sentencia judicial en donde se acredite la calidad de heredero.
Paso No. 2. Radicación.
La Consulta deberá ser radicada en las instalaciones administrativas de la Empresa, las cuales se encuentran ubicadas en la Calle 106 # 57-23 oficina 301 Edifico 106 Square en la ciudad de Bogotá – Colombia, o dirigida al correo electrónico: [email protected].
Una vez la Empresa reciba la solicitud, le asignará un número de consecutivo que deberá registrar en el libro pertinente.
Si se trata de una solicitud física, la Empresa deberá imponer en la copia del documento el sello de recibido, dejando constancia de la fecha y el número del radicado.
Paso No. 3. Confirmación del solicitante.
Tan pronto reciba la solicitud, La Empresa deberá verificar que quien dirigió la solicitud tiene legitimación por activa en los términos previamente anunciados.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada. En este evento, la Empresa deberá remitir la notificación respectiva a la dirección física o electrónica informada.
Paso No. 4. Estudio de la solicitud.
LA ALDEA FINCA RAÍZ SA procederá a revisar la información del titular que reposa en sus bases de datos administradas, y determinará la información que considere relevante para dar una adecuada respuesta a la solicitud.
Así mismo deberá determinar si existe algún impedimento legal o normativo para ejecutar la solicitud, en tal caso, deberá informar al solicitante las razones por las cuales no puede atender su solicitud.
Paso No. 5. Respuesta.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Vencido el término sin que pudiese atender la consulta, se informará al interesado por escrito o correo electrónico las razones de la mora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Paso No. 6. Notificación.
LA ALDEA FINCA RAÍZ SA, dentro de los términos previamente anunciados, deberá notificar al titular la respuesta a su solicitud, bien sea por escrito o correo electrónico, de acuerdo al medio en el cual se realizó la consulta.
9.2 Reclamos.
Los usuarios que consideren que la información administrada por La Empresa es incorrecta, falsa o desactualizada, o que no cumple con los supuestos de la Ley 1581 de 2.012, podrán presentar un reclamo, para lo cual deberán ceñirse al siguiente procedimiento:
Paso No. 1. La Solicitud.
El titular de los datos, su apoderado o causahabientes elevará un reclamo por escrito con plena identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección física o electrónica de contacto.
- Solicitar la corrección o actualización de su información personal.
- Advertir el incumplimiento de los deberes del Responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales.
- Solicitar la supresión de sus datos personales cuando:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
- Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
El reclamo deberá ir acompañado de los documentos que el titular pretenda hacer valer en su favor y que permitan acreditar la legitimación por activa del solicitante, así:
- Sí es presentada por el titular de los datos: Copia simple de la cédula de ciudadanía.
- Si es elevada por el apoderado: Original del poder especial, o copia del Poder General, según el caso, junto con su documento de identidad y el de su poderdante.
- Si es elevada por los causahabientes: Copia de la cédula de ciudadanía y de la escritura pública o sentencia judicial en donde se acredite la calidad de heredero.
Paso No. 2. Radicación.
El reclamo deberá ser radicado en las instalaciones administrativas de la Empresa las cuales se encuentran ubicadas en la Calle 106 # 57-23 oficina 301 Edifico 106 Square en la ciudad de Bogotá – Colombia, o dirigida al correo electrónico: [email protected].
Una vez la Empresa reciba el reclamo, le asignará un número de consecutivo que deberá registrar en el libro pertinente.
Si se trata de un reclamo físico, la Empresa deberá imponer en la copia del documento el sello de recibido, dejando constancia de la fecha y el número del radicado.
Paso No. 3. Confirmación del solicitante.
Tan pronto reciba la solicitud, LA ALDEA FINCA RAÍZ SA, deberá verificar que quien dirigió el reclamo tiene legitimación por activa en los términos previamente anunciados.
Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al solicitante.
Cuando el reclamo sea formulado por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentado. En este evento, la Empresa deberá remitir la notificación respectiva a la dirección física o electrónica informada.
Paso No. 4. Estudio de la solicitud.
Una vez el funcionario competente reciba la solicitud, verificará que cumpla con el lleno de los requisitos formales dispuestos en el presente Manual, y en caso de encontrar deficiencias de este tipo, tendrá que notificarlas al solicitante por escrito dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción, para que proceda a subsanarla. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento el petente no subsana las falencias anotadas, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
LA ALDEA FINCA RAÍZ SA, deberá determinar si existe algún impedimento legal o normativo para ejecutar la solicitud de actualización o modificación, en tal caso, deberá informar al solicitante las razones por las cuales no puede atender su solicitud.
Cuando la solicitud tenga por objeto la supresión de datos personales, esto es, la eliminación total o parcial, la Empresa deberá tener en cuenta que no se trata de un derecho absoluto, y que la solicitud ha de ser declinada en los siguientes eventos:
- Cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- No sea posible efectuar la eliminación del dato por la orden de autoridad judicial o administrativa.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, o para garantizar el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por éste.
- Su tratamiento está supeditado al respeto de unos principios y valores de fuente constitucional y legal.
Paso No. 5. Respuesta.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará por escrito o correo electrónico al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Paso No. 6. Notificación.
LA ALDEA FINCA RAÍZ SA, dentro de los términos previamente anunciados, deberá notificar al titular la respuesta a su reclamo, bien sea por escrito o correo electrónico, de acuerdo al medio en el cual se realizó éste.
9.3 Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
El titular o quien haga sus veces podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo previsto en los anteriores numerales.
10. ÁREAS COMPETENTES
Para dar trámite y atender oportunamente las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se han designado a las siguientes áreas:
A nivel interno se han establecido procedimientos para la oportuna y eficaz atención de las consultas y reclamos que son de plena observancia para todas las áreas de la Empresa.
11. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
Conforme al artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, la Superintendencia de Industria y Comercio operará El Registro Nacional de Bases de Datos las bases de datos personales, el cual deberá ser alimentado por cada uno de los responsables y encargados de tratamiento de datos personales, y será de libre consulta para los ciudadanos.
Al tenor del artículo 5º del Decreto 886 de 2.014, La información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos es la siguiente:
- Datos de identificación, ubicación y contacto del Responsable del Tratamiento de la base de datos.
- Datos de identificación, ubicación y contacto del o de los Encargados del Tratamiento de la base de datos.
- Nombre y finalidad de la base de datos.
- Forma de Tratamiento de la base de datos (manual y/o automatizada), y
- Política de Tratamiento de la información.
12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la ley 1581 de 2012, LA ALDEA FINCA RAÍZ SA, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros administrados, evitando la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
En los anteriores términos, la Empresa mantendrá estrictos protocolos de seguridad, velará por el uso de instalaciones físicas seguras y herramientas idóneas de conservación de la información.
Así mismo la Empresa velará porque sus trabajadores suscriban acuerdos de confidencialidad cuando conozcan datos personales de alguno de los titulares de información previstos en el presente manual.
El compromiso de la ALDEA FINCA RAÍZ SA para desarrollar el presente manual y cumplir cabalmente con la citada ley, está íntimamente relacionado con las políticas de calidad de la Empresa, así como del decálogo del servicio y lo valores corporativos que emana de esta sociedad comercial.
Dado en la Ciudad de Bogotá, a los veintinueve (29) días del mes de julio de dos mil trece (2013)